PFERNETZT – Wie es ist mit 7 (!) anderen Bloggern ein Live-Event zu organisieren (und sich davor nur einmal zu treffen)
„Wir könnten doch ein Barcamp machen!“ Mit dieser Idee fing alles an.
Geworden ist es ein zweitägiges Event mit 23 namhaften Pferdetrainern, 30 Vorträgen und voraussichtlich 200 Teilnehmern, das im Mai mitten in Deutschland stattfinden wird.
Hier kannst du dir das Programm ansehen und noch letzte Karten ergattern!
In diesem Artikel möchte ich dir zeigen, was es bedeutet, solch ein Live-Event zu organisieren. Vorhang auf für, wie immer, einen absolut ehrlichen Blick hinter die Kulissen:
Behind the scenes of PFERNETZT
Wir deutschsprachigen Pferdeblogger sind schon länger durch Facebook ziemlich gut vernetzt, teilen gegenseitig unsere Beiträge und veranstalten gelegentlich eine kleine gemeinsame Online-Aktion.
Anlass genug, sich mit einigen auch mal persönlich zu treffen und Wissen auszutauschen.
Gesagt, getan und so trafen wir uns im Herbst 2015 mit insgesamt 6 Pferdebloggern im wunderschönen Sauerland.
Was folgte war ein wunderbares, lustiges, lehrreiches und produktives Wochenende. Noch nie habe ich so viel über unterschiedliche Trainingsansätze gelernt, Vor- und Nachteile diskutiert, Videos von Freiarbeit und Horsemanship angesehen und meinen Horizont erweitert.
Nach zwei Tagen war uns klar: Dies möchten wir allen Pferdeleuten ermöglichen.
Die Idee von PFERNETZT war geboren!
Begonnen haben wir mit 8 Bloggern und unserer männlichen Technik-Fee Tom, der im Winter 2015 sofort fleißig mit dem Aufbau unserer Webseite beginnt.
Bei unserem ersten Skype-Call im Dezember 2015 geht es schon ganz konkret an die Planung unseres Events, das wir damals noch „Barcamp“ nennen wollen. Dieses ist für einen Tag geplant.
Als Veranstaltungslocation haben wir damals recht lange die Uni Köln angedacht und wollen die Verpflegung über mobile Essenswagen regeln.
Für unsere Webseite brauchen wir natürlich auch ein Logo und so entwirft Christina direkt ein paar Vorschläge.
Die blaue Version scheint sich bei uns intern als Favorit herauszukristalisieren. Wenn da nicht die Kreise wären. Denn die sind irgendwie … sehr rund 😉
In einem lustigen Skype Call diskutieren wir über runde und unrunde Kreise und im Anschluss entwirft Christina für uns ein „toleranteres“ Logo, das wir allerdings mit folgender Begründung dann doch ablehen:
„Ich finde, dass man nur etwas vernetzen kann, was klare Grenzen hat. Was keine Grenzen hat, kann man maximal vermischen oder miteinander verschwimmen lassen“ (Nadja)
Du siehst: Bei PFERNETZT wird nichts dem Zufall überlassen! 😉
Im Januar 2016 fangen wir das erste Mal an, über Trainer zu sprechen, die wir anfragen möchten. Unsere zwei Main-Speaker Babette Teschen und Arien Aguilar stehen auch damals schon mit auf der Liste, allerdings glauben wir bei Arien noch nicht, dass er auch wirklich Zeit hat.
Das erste Mal grübeln wir auch jetzt über unsere Rechtsform. Eine GbR sind wir bereits. Wir entscheiden uns, es zunächst dabei zu belassen.
Im Februar 2016 wirft Petra das erste Mal die Fohlenweide als Location in den Raum. Eine super chice Location, inklusive Reithalle und Hotelräumen.
Das einzige Problem: Wir können die Location nur für ein ganzes Wochenende mieten. Trauen wir uns das zu? Haben wir überhaupt genug Speaker um zwei ganze Tage zu füllen? Werden wir genug Tickets verkaufen?
Während jeder von uns über diese Fragen nachdenkt, wird der März 2016 von technischen Pannen überschattet. Skype erlaubt uns nicht zuverlässig unsere Gruppen-Calls abzuhalten und wir merken den Nachteil, dass wir alle soweit auseinander wohnen.
Gerne würden wir uns nochmal alle persönlich treffen, finden aber keinen Termin, an dem alle Zeit haben.
Zum Glück gibt es noch Facebook und wir tauschen uns in unserer geheimen Gruppe weiter fleißig aus.
Im April 2016 entscheiden wir uns dann für die Fohlenweide als Location. Damit steht auch fest, dass wir das Event nun zwei ganze Tage anbieten werden. Aufregend!
Seminarhotel Fohlenweide: http://www.seminarhotel-fohlenweide.de/
Juni 2016: Irgendwie haben wir immer noch nicht damit begonnen, die von uns gewünschten Speaker anzufragen. Es wird eng. Außerdem ist unsere Webseite noch nicht komplett fertig, jeder von uns muss noch die „Über mich“ Seite fertig machen. Bevor die Webseite nicht komplett fertig ist, wollen wir die Emails an die Trainer nicht rausschicken.
Das Projekt gerät kurzzeitig ins Stocken. Anfang Juli stellt Tanja dann die entscheidende Frage:
Dies bringt allen nochmal neue Energie. Es ist soweit: Die Emails an die Speaker gehen raus.
Leider folgt die erste Ernüchterung: Sandra Schneider und Bernd Hackl sind 2017 schon komplett ausgebucht.
Kurz überlegen wir, das komplette Event auf 2018 zu verschieben.
Zum Glück sagt kurz danach Babette Teschen begeistert zu und wir haben unseren ersten Main Speaker. Auch Arien Aguilar zeigt sich sehr interessiert und wir besprechen die Details mit seiner Managerin.
Noch steht außerdem der Plan, dass auch jeder von uns einen oder zwei Vorträge an dem Wochenende halten wird (hätten wir damals schon gewusst, dass wir sogar wirklich vielen Speaker am Ende absagen müssen, weil wir gar nicht alle Themen unterkriegen, wir hätten es wahrscheinlich selbst nicht geglaubt).
Unsere To-Do Liste ist lang: Weitere Speaker anfragen, Unternehmen als Sponsoren gewinnen, welches Buchungstool nutzen wir, wie organisieren wir die einzelnen Speaker, wie machen wir Werbung für uns, usw.
Im August sagt Arien fest als Speaker für PFERNETZT zu. Whoop whoop!
Motiviert fragen wir weitere Speaker an und erhalten eine Zusage nach der anderen. Wir freuen uns riesig, dass unser Event bei den Pferdetrainern so einen Zuspruch findet.
Es wird Zeit, mit dem Event an die Öffentlichkeit zu gehen. Doch zuerst müssen wir intern noch einmal unsere Rechtsform überarbeiten, AGB erstellen und vor allem die Ticketpreise festlegen.
Dafür hilft natürlich eine Übersicht all unserer Kosten. Und die Erkenntnis: Alter, ist so ein Event teuer! Was da alles an Kosten zusammenkommt ist wirklich unglaublich. Von den Ticketpreisen bleibt am Ende kaum etwas übrig. Nicht so schlimm, wir sehen das erste Event vor allem auch als Lernhilfe für uns, um Erfahrungen zu sammeln.
Im Oktober 2016, eigentlich wollten wir schon lange mit dem Ticketverkauf gestartet sein, tritt kurzzeitig wirklich Panik auf: Die Fohlenweide, unsere Veranstaltungslocation, sagt, dass sie nur 130 Leute zeitgleich bewirten können. Dies ist viel zu wenig!
Es zeigt sich, dass auch hier die Kommunikation ausschließlich über Telefon einfach schwierig und missverständlich ist. Es geht nicht anders, wir müssen das vor Ort klären.
Mitte November fahren deswegen Nadja und Tom gemeinsam zur Fohlenweide und können dort nun ganz entspannt alle Fragen besprechen. Auch das Catering ist so kein Problem mehr. Puh! Und die Location ist einfach der Hammer. Wir freuen uns schon so unglaublich darauf, das ganze Gelände, die Räume und die Reithalle mit Pferdemenschen zu belagern.
Nun können wir also auch endlich das Event erstmalig bekannt geben und viele Interessierte tragen sich in unseren Newsletter ein.
Dezember 2016: Absolutes Ziel ist es, unbedingt vor Weihnachten mit dem Ticketverkauf zu beginnen!
Wir strukturieren uns intern vertraglich noch einmal um und können nun endlich die Tickets verkaufen. Denken wir. Denn erst dann merken wir, dass Eventbrite, die wir eigentlich als Ticketanbieter ausgewählt haben, das eingenommene Geld erst nach der Veranstaltung auszahlt. Oh nein, das funktioniert bei uns nicht, wir haben doch auch vorher schon Kosten!
Zum Glück stoßen wir auf Ticketpay, die wir daraufhin als Ticketanbieter auswählen. Mit genau den richtigen Funktionen, super nettem Service und sofortiger Geldausschüttung.
Auch die Fohlenweide ist als Location nun endlich fest gebucht und am 22. Dezember 2016 ist es endlich, endlich soweit: Der Ticketverkauf startet und ohne unser Zutun gehen sofort die ersten Bestellungen ein!
Zwar viel später als geplant, aber immerhin noch zwei Tage vor Weihnachten haben wir es geschafft.
Uff, durchatmen.
Im Dezember gewinnen wir außerdem KoProLab und Barefoot als erste Sponsoren für PFERNETZT.
So können wir alle entspannt den Jahreswechsel genießen.
Im Januar 2017 geht es erfolgreich weiter: Wir gewinnen auch Sonnenmoor als Sponsor für unser Event. Außerdem sind unsere Standplätze bereits alle ausverkauft und auch die letzten Speaker-Slots werden gefüllt. Wir erhalten sogar immer noch Emails von Trainern, die gerne kommen würden und erstellen schonmal vorsorglich eine Warteliste für ein mögliches Folge-Event.
Außerdem organisieren wir für alle Teilnehmer, die ein Wochenendticket buchen, einen Kinoabend am Samstag mit Ausschnitten aus Marc Lubetzkis Dokumentationen.
Uuuuund es wird noch eine richtig coole Überraschung am Samstag geben. Die wird aber erst vor Ort verraten!
Seitdem geht es in der Planung spannend weiter. Wer von uns kommt wann bei der Fohlenweide an? Wer ist an den Tagen wofür zuständig? Wo lassen wir die Schlüsselbänder für die Teilnehmer drucken? Welche Tshirt’s ziehen wir als PFERNETZT Team an und welche Maße nimmt Spreadshirt bloß als Grundlage für deren Kleidung?
Du merkst also, es wird super, super spannend.
Einige wenige Tickets sind noch verfügbar, sei also schnell! >> Zur Pfernetzt Webseite
Die Zimmer bei der Fohlenweide sind zwar ausgebucht, jedoch gibt es noch einzelne freie Betten. Dafür kannst du dich in der Pfernetzt Facebook Gruppe für alle Teilnehmer austauschen, in die du nach dem Ticketkauf Zugriff bekommst.
Einige Teilnehmer werden auch auf dem Wohnwagen-Parkplatz direkt vor Ort im Auto schlafen oder dort zelten.
Ansonsten gibt es in der Nähe auch noch andere gemütliche Hotels und Pensionen.
Bisheriges Fazit zu PFERNETZT
Ein Live-Event zu organisieren ist wirklich nochmal eine Hausnummer für sich und bringt wirklich, wirklich viel Aufwand mit sich.
Am Anfang war ich skeptisch, ob es funktioniert, etwas mit so vielen Leute gemeinsam zu organisieren. Aber das klappt erstaunlich gut. Intuitiv haben wir uns so zusammengefunden, dass jeder eine andere Expertise einbringt. Von Grafikdesign, über Texten, Userbetreuung, Marketing, Traineransprechpartner, Fotografie, Programmierung und Recht ist alles mit dabei.
Einige Dinge habe ich mir leichter vorgestellt, einiges aber auch deutlich schwieriger.
Jetzt bin ich wahnsinnig gespannt auf die zwei Tage im Mai in Fulda. Ich kann jetzt schon sagen: Es wird riesig!
Ich würde mich megamäßig freuen, DICH vor Ort zu treffen und kennenzulernen. Ob es wirklich eine Wiederholung gibt (gerade, wenn man bedenkt, was an Aufwand dahintersteht) steht in den Sternen, deswegen kann ich dir nur empfehlen: Sei auf jeden Fall dieses Jahr im Mai dabei!
Wir sehen uns! 🙂
Hier geht’s zur PFERNETZT Homepage, dem Programm, den FAQs und natürlich dem Ticketverkauf
